Datenschutzerklärung für Bewerber

Informationen zum Umgang mit Ihren Daten als Bewerber*in (w/m/d)

 

  1. Name und Anschrift des Verantwortlichen für die Verarbeitung

Michels Hotels GmbH
Bülowallee 6
26548 Norderney

Telefon +49 (30) 800 92 92 92
Telefax +49 (4932) 88 44 22
E-Mail  norderney@michelshotels.de

Amtsgericht Aurich HRB 203379
UStIdNr. DE 814 727 341
St.-Nr. 336 / 5710 / 1903

  1. Ansprechpartner Personalabteilung

Herr Patrick Lück
Email-Adresse: karriere@michelsgruppe.de

  1. Datenschutzbeauftragter

als Externer Datenschutzbeauftragter ist beauftragt:

Herr Stefan Kleinermann
im Hause Kleinermann & Sohn GmbH
Max-Planck-Str. 9
52499 Baesweiler
dsb@das-datenschutz-team.de

  1. Zuständige Aufsichtsbehörde für Kontrolle und Einhaltung des Datenschutzrechts

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Friedrichstr. 219
10969 Berlin

  1. Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens möchten wir – bevor Sie sich für uns und wir uns für Sie entscheiden – einander kennenlernen. Ihre Bewerbungsunterlagen, die Sie uns schriftlich oder in Textform übermitteln, sollen als Basis dienen. Bei einem persönlichen Kennenlernen möchten wir noch mehr voneinander erfahren. Der Zweck dieser Datenerhebung ist die fundierte Entscheidung für ein langfristiges Miteinander.

Sämtliche von Ihnen angegebenen personenbezogenen Daten, einschließlich der sich aus allen von Ihnen beigefügten Anlagen ergebenden Daten, werden von uns ausschließlich zum Zwecke Ihrer Bewerbung in unserem elektronischen Bewerbermanagement-System „Coveto“ verarbeitet.

  1. Gesetzliche Regelungen zum Datenschutz

Rechtsgrundlage der Verarbeitung zu Zwecken der Durchführung des Bewerbungsverfahrens sowie der Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses ist Art. 88 DSGVO i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG. Darüber hinaus liegt die Nutzung des Bewerbermanagementsystem durch die Michels Unternehmensgruppe im berechtigten Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Sofern Sie uns freiwillig, über das Notwendige hinaus, Daten von sich mitteilen, erlaubt uns dies das Datenschutzrecht im Rahmen Ihrer Einwilligung nach Art. 7 DSGVO i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sollten Sie uns zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eine Einwilligung erteilt haben, weisen wir Sie hiermit darauf hin, dass Sie diese Einwilligung jederzeit ganz oder in Teilen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können.

Wir stellen sicher, dass Ihre personenbezogenen Daten auf eine Art und Weise verarbeitet werden, die den Schutz Ihrer Daten gewährleisten. Die Daten werden anhand elektronischer Mittel sowie in Papierform verarbeitet. Dabei halten wir die Sicherheitsstandards zum Schutz Ihrer Privatsphäre und des Zugriffsrisikos auf diese Daten durch Unbefugte ein. Wir haben umfangreiche technische und organisatorische Vorkehrungen getroffen, um Ihre uns zur Verfügung gestellten Daten vor Verlust, Manipulation, Zerstörung und unberechtigtem Zugriff zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung und den gesetzlichen Anforderungen fortlaufend verbessert.

  1. Personenbezogene Daten

Sie selbst legen den Umfang der Daten fest, die Sie im Rahmen Ihrer Bewerbung an uns übermitteln möchten. Bei der Bewerbung verarbeiten wir Daten von Ihnen, die Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung zur Verfügung stellen. Dies sind Ihr Name und Kontaktdaten sowie alle mit der Bewerbung in Verbindung stehenden Daten (Lebenslauf, Zeugnisse, Qualifikationen, Antworten auf Fragen, Notizen im Rahmen von Bewerbungsgesprächen, etc.) sein. Die Rechtsgrundlage hierfür ergibt sich aus Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 26 BDSG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Ihre freiwillige Einwilligung).

Besondere Arten personenbezogener Daten (Angaben über die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse und philosophische Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheit, Sexualleben, genetisch oder biometrische Daten) werden durch uns im Bewerbungsverfahren nicht absichtlich erhoben. Dementsprechend bitten wir Sie, im Rahmen Ihrer Bewerbung grundsätzlich keine Angaben zu voranstehenden Kriterien zu machen.

  1. Datenrichtigkeit

Sie stellen sicher, dass die von Ihnen angegebenen personenbezogenen Daten wahrheitsgemäß, richtig und aktuell sind.
Sie dürfen sich nicht im Namen Dritter bewerben. Sollten Sie bei der Verwendung von bspw. Texten, Fotos oder Grafiken Rechte Dritter verletzen, können Sie gegebenenfalls haftbar gemacht werden.

  1. Pflicht zur Bereitstellung personenbezogener Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Sie sind also nicht verpflichtet, uns Ihre Daten mitzuteilen. Allerdings ist die Durchführung des Bewerbungsverfahrens ohne bestimmte personenbezogene Daten nicht möglich.

Das heißt, wenn Sie uns die erforderlichen personenbezogenen Daten im Rahmen Ihrer Bewerbung nicht zur Verfügung stellen, können wir Ihre Bewerbung nicht bearbeiten und perspektivisch auch kein Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen eingehen.

  1. Betroffenenrechte

Als betroffene Person einer Datenverarbeitung haben Sie nach der DSGVO unter anderem folgende Rechte (im Folgenden auch kurz „Betroffenenrechte“ genannt):

Auskunftsrechte (Art. 15 DSGVO)
Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten zu ihrer Person verarbeiten oder nicht.

Die erste Kopie ist kostenfrei, für weitere Kopien kann ein angemessenes Entgelt verlangt werden. Eine Kopie kann nur bereitgestellt werden, soweit die Rechte anderer Personen hierdurch nicht beeinträchtigt werden.

Recht zur Berichtigung der Daten (Art. 16 DSGVO)

Sie haben das Recht, von uns die Berichtigung ihrer Daten zu verlangen, wenn diese nicht richtig und/oder unvollständig sein sollten. Zu diesem Recht gehört auch das Recht auf Vervollständigung durch ergänzende Erklärungen oder Mitteilungen.

Recht auf Löschung von personenbezogener Daten (Art. 17 DSGVO)

Sie haben das Recht, von uns die Löschung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn

  • die personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben und verarbeitet wurden, nicht mehr erforderlich sind;
  • die Datenverarbeitung aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung erfolgt und sie die Einwilligung widerrufen haben; dies gilt allerdings nicht, wenn eine andere gesetzliche Erlaubnis für die Datenverarbeitung besteht;
  • Sie Widerspruch gegen eine Datenverarbeitung eingelegt haben, deren gesetzliche Erlaubnis im sogenannten „berechtigten Interesse“ (laut Art. 6 Abs. 1 lit e oder f DSGVO) liegt; eine Löschung muss allerdings dann nicht erfolgen, wenn vorrangigen berechtigten Gründe für eine weitere Verarbeitung vorliegen;
  • Sie Widerspruch gegen eine Datenverarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung eingelegt haben;
  • Ihre personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden;
  • es sich um Daten eines Kindes handelt, die für Dienste der Informationsgesellschaft (=elektronische Dienstleistung) auf Grundlage der Einwilligung (gem. Art. 8 Abs. 1 DSGVO) erhoben wurden.

Ein Recht zur Löschung personenbezogener Daten besteht nicht, wenn

  • das Recht zur freien Meinungsäußerung und Information dem Löschungsverlangen entgegensteht;
  • die Verarbeitung personenbezogenen Daten
  • zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (z. B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten),
  • zur Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben und Interessen nach geltendem Recht (hierzu gehört auch die „öffentliche Gesundheit“) oder
  • zu Archivierungs- und/oder Forschungszwecken erforderlich ist;
  • die personenbezogenen Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind.

Sind personenbezogene Daten von uns öffentlich gemacht worden (z. B. im Internet), haben wir im Rahmen des technisch Möglichen und Zumutbaren dafür zu sorgen, dass auch andere Datenverarbeiter über das Löschungsverlangen einschließlich der Löschung von Links, Kopien und/oder Replikationen informiert werden.

Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten in folgenden Fällen einschränken zu lassen:

  • Wenn Sie die Richtigkeit ihrer personenbezogenen Daten bestritten haben, können Sie von uns verlangen, dass ihre Daten für die Dauer der Überprüfung der Richtigkeit nicht anderweitig genutzt und somit deren Verarbeitung eingeschränkt werden.
  • Bei unrechtmäßiger Datenverarbeitung können Sie anstelle der Datenlöschung die Einschränkung der Datennutzung verlangen;
  • Benötigen Sie ihre personenbezogenen Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, aber wir benötigen ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, können Sie von uns die Einschränkung der Verarbeitung auf die Rechtsverfolgungszwecke verlangen;
  • Haben Sie gegen eine Datenverarbeitung Widerspruch (nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO) eingelegt und steht noch nicht fest, ob unsere Interessen an einer Verarbeitung ihre Interessen überwiegen, können sie verlangen, dass ihre Daten für die Dauer der Prüfung für andere Zwecke nicht genutzt und somit deren Verarbeitung eingeschränkt werden.

Personenbezogenen Daten, deren Verarbeitung auf ihr Verlangen eingeschränkt wurde, dürfen vorbehaltlich der Speicherung – nur noch

  • mit Ihrer Einwilligung,
  • zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen,
  • zum Schutz der Rechte anderer natürlicher oder juristischer Person, oder
  • aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses verarbeitet werden.

Sollte eine Verarbeitungseinschränkung aufgehoben werden, werden sie hierüber vorab unterrichtet.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie haben das Recht die Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, in einem gängigen elektronischen Format (z. B. als PDF- oder Excel-Dokument), von uns zu verlangen.
Sie können auch von uns verlangen, diese Daten direkt an ein anderes (durch bestimmtes) Unternehmen zu übermitteln, sofern dies für uns technisch möglich ist.

Die Voraussetzung dafür, dass Sie dieses Recht haben, ist, dass

  • die Verarbeitung durch auf Grundlage einer Einwilligung oder zur Durchführung eines Vertrages erfolgt und mit Hilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird;
  • die Ausübung des Rechts auf Datenübertragbarkeit die Rechte und Freiheiten anderer Personen nicht beeinträchtigen;

Wenn Sie das Recht auf Datenübertragbarkeit nutzen, haben Sie auch weiterhin das Recht auf Datenlöschung laut Art. 17 DSGVO.

Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO)

Sie haben das Recht sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Hierfür können Sie sich an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmenssitzes (Die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit) wenden.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund einer Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn die Datenverarbeitung nicht zur Erfüllung eines Vertrages erforderlich ist. Sofern Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, bitten wir Sie um die Darlegung der Gründe. Wir werden Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können Ihnen gegenüber nachweisen, dass zwingende schutzwürdige Gründe an der Datenverarbeitung Ihre Interessen und Rechte überwiegen. Ihren Widerspruch richten Sie bitte an die oben angegebene Kontaktadresse des Verantwortlichen.

Widerrufsrecht (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Es steht Ihnen das Recht zu, Ihre erteilte Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit uns gegenüber zu widerrufen. Der von Ihnen erklärte Widerruf ändert nichts an der Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.

Ausübung der Betroffenenrechte

Zur Ausübung der Betroffenenrechte wenden Sie sich bitte an die oben genannte Stelle. Anfragen, die elektronisch eingereicht werden, werden in der Regel elektronisch beantwortet. Die nach der DSGVO zur Verfügung zu stellenden Informationen, Mitteilungen und Maßnahmen einschließlich „der Ausübung der Betroffenenrechte“ werden grundsätzlich unentgeltlich erbracht. Lediglich im Fall von offenkundig unbegründeten oder exzessiven Anträgen sind wir berechtigt, für die Bearbeitung ein angemessenes Entgelt zu erheben oder von einem Tätigwerden abzusehen (Art. 12 Abs. 5 DSGVO).

Bestehen begründete Zweifel an ihrer Identität, dürfen wir, zum Zwecke der Identifizierung, zusätzliche Informationen von Ihnen verlangen. Ist uns eine Identifizierung nicht möglich, sind wir berechtigt, die Bearbeitung ihrer Anfrage zu verweigern. Über eine fehlende Möglichkeit zur Identifikation werden wir Sie – soweit möglich – gesondert benachrichtigen. (siehe Art. 12 Ab. 6 und Art. 11 DSGVO).

Auskunfts- und Informationsbegehren werden in der Regel unverzüglich, innerhalb eines Monats nach Eingang der Anfrage bearbeitet. Die Frist kann um weitere zwei Monate verlängert werden, soweit dies unter Berücksichtigung der Komplexität und/oder der Anzahl der Anfragen erforderlich ist; im Fall einer Fristverlängerung werden wir Sie innerhalb eines Monats nach Eingang ihrer Anfrage über die Gründe für die Verzögerung informieren. Sollten wir auf einen Antrag hin nicht tätig werden, werden wir Sie unverzüglich innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags über die Gründe hierfür unterrichten und sie über die Möglichkeit, bei einer Aufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen oder einen gerichtlichen Rechtsbehelf in Anspruch zu nehmen, informieren. (siehe Art. 12 Ab. 3 und Abs. 4 DSGVO).

Bitte beachten Sie, dass Sie Ihre Betroffenenrechte nur im Rahmen von der Union oder den Mitgliedsstaaten vorgesehener Einschränkungen und Beschränkungen ausüben können. (Art. 23 DSGVO).

  1. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der Daten

Wenn Sie sich auf eine Stellenanzeige beworben haben, werden Ihre Daten dem ausschreibenden Fachbereich sowie dem zuständigen Personalbereich und weiteren Fachverantwortlichen der Michels Unternehmensgruppe zugänglich gemacht. Zudem können die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten auch mit anderen offenen Stellen abgeglichen und zur Prüfung innerhalb der Michels Unternehmensgruppe weitergegeben werden.

Im Rahmen der Verarbeitung können Ihre Daten zudem übermittelt werden an:

  • Dienstleister, die vertraglich gebunden und zur Verschwiegenheit verpflichtet sind und Teilaufgaben der Datenverarbeitung wahrnehmen
  • Externe Unternehmen, wenn dies erforderlich ist. Beispiele hierfür sind Postdienstleister zur Zustellung von Briefen

Eine Weitergabe an externe Dritte kann zudem zur Verteidigung von Rechtsansprüchen aufgrund berechtigten Interesses oder im Rahmen der Ermittlung von oder Offenlegung gegenüber staatlichen Stellen erfolgen, soweit ein Gesetz dies vorschreibt oder eine Verpflichtung zur Offenlegung besteht. Die Informationspflichten gegenüber betroffenen Personen i. S. d. Art. 13, 14 DSGVO werden im Vorfeld der betreffenden Weitergabe gewährleistet, soweit diese gesondert zu erfüllen sind.

  1. Datenübermittlung in Drittländer

Datenübermittlungen in Drittstaaten sind nicht geplant, ergeben sich nur im Rahmen der bestehenden vertraglichen Anforderungen, erforderlicher Kommunikation, sowie anderer in Artikel 44-49 DSGVO ausdrücklich vorgesehener Ausnahmen. Eine weitergehende Übermittlung an Drittstaaten findet derzeit nicht statt und ist nicht geplant.

  1. Dauer der Datenspeicherung / Regelfristen für die Löschung der Daten

Wir speichern Ihre Daten während der Zeit, in der wir sie benötigen, um die in Punkt 5 dargestellte Zwecke zu erreichen. Spätestens sechs Monate nach der Entscheidung werden die Unterlagen in Papierform zurückgesandt bzw. die digitalen Dokumente gelöscht. Diese Frist ergibt sich als Schutz vor der Inanspruchnahme durch das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Allerdings gibt es gegebenenfalls gesetzliche Vorschriften (z.B. die Abgabenordnung § 147), die uns dazu zwingen, bestimmte Unterlagen sechs beziehungsweise zehn Jahre aufzubewahren. Nach Ablauf der Aufbewahrungszeit löschen wir nicht mehr benötigte Daten.

Sofern Sie uns im Rahmen einer gesonderten Einwilligung erlaubt haben, Ihre personenbezogenen Daten in unserem Bewerberpool aufzunehmen, werden wir Ihre Daten bis zu Ihrem Widerruf bzw. bis zum Ablauf der definierten Aufbewahrungsfrist (maximal 12 Monate) vorhalten.

  1. Bewerbung über unser Bewerbungsmanagement-System „Coveto“

Wenn Sie sich in der Michels Unternehmensgruppe über unser Online-Bewerbungstool „Coveto“ bewerben, geltend ergänzend folgende Hinweise:

Unser Online-Bewerbungsformular basiert auf der Software-Applikation des Anbieters coveto ATS GmbH, Zeppelinstraße 9, 63667 Nidda. Im Hinblick auf die Verarbeitung durch die coveto ATS GmbH besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung i.S.d. Art. 28 DSGVO. Hierdurch ist sichergestellt, dass die Daten mit einem angemessenen Schutzniveau und ausschließlich in unserem Auftrag verarbeitet werden. Nachfolgend erklären wir, was mit diesen Daten geschieht:

In dem Bewerbungsformular können Sie verschiedene Felder befüllen und auswählen. Die dort eingegebenen Daten, sowie die von Ihnen im Rahmen des Bewerbungsprozesses hochgeladenen Daten verarbeiten wir, um Ihre Bewerbung zu bearbeiten. Einen Zugriff auf die Daten haben die mit der Stellenbesetzung betrauten Beschäftigten der Michels Unternehmensgruppe und ggf. Beschäftigte der coveto ATS GmbH im Falle von Supportleistungen.

Die Verarbeitung erfolgt innerhalb des Bewerbungsmanagement-Systems „Coveto“ auf Servern des Anbieters in deutschen Rechenzentren.

Für die effiziente und erfolgsversprechende Bewerbung können Sie im Rahmen Ihrer Bewerbung die folgenden Informationen angeben:

  • Vor- und Nachname
  • PLZ und Ort
  • Telefonnummer
  • E-Mail-Adresse
  • Geburtsdatum
  • Lebenslaufdaten z.B.
    • Schulbildung
    • Berufsausbildung
    • Berufserfahrung
    • Sprachkenntnisse
    • Fortbildungen / Qualifikationen
  • Profile in sozialen Netzwerken (z.B. XING, LinkedIn, Facebook)
  • Dokumente im Zusammenhang mit Bewerbungen (Bewerbungsfotos, Anschreiben, Zeugnisse, Arbeitszeugnisse, Arbeitsproben, etc.)

 

  1. Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Bewerbungsdaten auf Servern des Anbieters des Bewerbungsmanagement-Systems „Coveto“ in deutschen Rechenzentren. Diese sind durch getroffene technische und organisatorische Maßnahmen gem. Artikel 32 DSGVO vor Zugriff durch Unbefugte geschützt. Ein Berechtigungskonzept gewährleistet, dass nur autorisierte Beschäftigte Zugriff auf diese Daten erhalten können. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung und den gesetzlichen Anforderungen fortlaufend verbessert.